6. LE SEGNALAZIONI
6.1 Oggetto e contenuti della Segnalazione
Sono oggetto di segnalazione, ove se ne abbia conoscenza in occasione e/o causa o comunque nell’ambito del rapporto di lavoro/collaborazione o commerciale con il CONSORZIO DEL PROSCIUTTO DI PARMA e ove possano determinare, in modo diretto o indiretto, un danno economico-patrimoniale e/o di immagine al Gruppo:
- comportamenti o pratiche non conformi a quanto stabilito dal d.lgs. 231/2001 e dal Regolamento (UE) 2016/679;
- comportamenti o pratiche non conformi a quanto stabilito dal Codice Etico del CONSORZIO DEL PROSCIUTTO DI PARMA e dal Modello di Organizzazione e Gestione adottato. Le segnalazioni non si applicano a contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante.
Le Segnalazioni devono essere circostanziate e fondate su elementi precisi e concordanti, riguardare fatti riscontrabili e contenere tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza.
Pertanto, è importante che il Segnalante:
- indichi nome, cognome e codice fiscale, indirizzo mail e numero di telefono (si consiglia di non indicare numero di telefono ed indirizzo mail aziendali);
- riporti, in modo chiaro, completo e circostanziato, dove e quando sono accaduti i fatti segnalati;
- richiami la legge o il regolamento interno che si ritiene violato;
- indichi generalità o altri elementi che consentano di identificare chi ha commesso quanto segnalato;
- indichi eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
indichi/fornisca eventuali documenti che possano confermare la fondatezza della Segnalazione;
- fornisca ogni altra informazione o prova che possa costituire un utile riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato.
6.2 Modalità di Segnalazione
Presso il CONSORZIO DEL PROSCIUTTO DI PARMA è istituito un canale di segnalazione digitalizzato, idoneo a garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante e la corretta gestione delle relative Segnalazioni.
Le Segnalazioni devono essere effettuate attraverso la piattaforma YesNology, che utilizza il sistema di crittografia. I Link dedicati ai segnalanti sono messi a disposizione da parte del CONSORZIO DEL PROSCIUTTO DI PARMA con la seguente modalità:
- prevedendo un’apposita sezione sul sito;
- tramite il link e il QRCode forniti oppositamente dal CONSORZIO DEL PROSCIUTTO DI PARMA;
in entrambe le modalità si aprirà la presente Policy Whistleblowing di cui si dovrà necessariamente prendere visione e poi si aprirà il collegamento alla piattaforma YesNology dove si dovrà compilare la pagina in tutti i suoi punti, inserendo nome, cognome, codice fiscale, indirizzo mail e numero di telefono (non aziendali) o, attendendo l’invio di un codice OTP da inserire nell’apposito form, per l’autenticazione a doppio fattore, proseguendo poi nella compilazione della pagina.
Le segnalazioni perverranno agli Istruttori in carica, che dovranno garantire sempre la segretezza dei dati di cui essi vengono a conoscenza eccetto i casi in cui delle segnalazioni e dell’istruttoria seguente debba essere informato il CDA/Direzione e l’Autorità Giudiziaria competente e/o ANAC.
6.3 Compiti e responsabilità
Gli Istruttori sono incaricati di ricevere e gestire le Segnalazioni oggetto della presente Policy ed hanno ricevuto opportuna nomina autorizzativa.
Gli Istruttori vengono identificati nelle persone del dott. Matteo Chiari e del dott. Paolo Ugolotti, membri del Collegio sindacale e dell’OdV.
Trascorsi 7 giorni lavorativi, dal ricevimento della Segnalazione, l’Istruttore deve dare riscontro al Segnalante circa la presa in carico della segnalazione ed avviare quanto necessario ad approfondire la questione proposta per concludere la gestione della Segnalazione entro 90 giorni lavorativi dalla data di ricevimento della stessa, attraverso comunicazione scritta al segnalante e relazione al CDA/Direzione, comunicazione che deve contenere un rapporto scritto di quanto è stato svolto e accertato ed infine le decisioni adottate. Prima della scadenza dei 90 giorni, l’Istruttore, potrà chiedere al Segnalante di chiarire e/o integrare fatti e informazioni per consentire l’avvio delle verifiche interne..
Al termine dell’indagine, l’Istruttore redigerà un rapporto finale con i seguenti esiti:
- Segnalazione archiviata per infondatezza;
- Segnalazione accolta e inviata alla Direzione
- Segnalazione accolta ed inviata alla Procura della Repubblica
- Segnalazione accolta ed inviata alla Procura della Corte dei Conti
Le Segnalazioni che riguardano il Direttore devono essere inviate al Consiglio di amministrazione.
Nel caso di trasmissione della Segnalazione ad altre strutture/funzioni/terzi per lo svolgimento delle attività istruttorie, dovrà essere inoltrato solo il contenuto della segnalazione, escludendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del Segnalante, salvo che ciò non sia possibile per le caratteristiche delle indagini da svolgere. In una tale ipotesi, su chi sia stato coinvolto a supporto dell’Istruttore gravano i medesimi doveri di comportamento volti ad assicurare la riservatezza del Segnalante.
Sarà compito delle strutture incaricate effettuare tutte le verifiche necessarie ed inviare all’Istruttore una relazione sulle attività di indagine svolte e sull’esito degli accertamenti effettuati.
Sulla base degli elementi informativi forniti, gli Istruttori valutano:
- se procedere con l’archiviazione della Segnalazione per assenza oggettiva di comportamento illecito e/o irregolarità ovvero per assenza di evidenti e/o ragionevoli presupposti per avviare ulteriori approfondimenti;
- se avviare un’attività di audit ovvero di indagine/verifica interna;
- se sia necessario coinvolgere l’Autorità Giudiziaria;
- se sia necessario coinvolgere organi amministrativi o autorità indipendenti investite di funzioni di vigilanza e controllo;
- se e quali funzioni del CONSORZIO DEL PROSCIUTTO DI PARMA coinvolgere in caso di Segnalazione in “mala fede” (vale a dire di Segnalazione manifestamente opportunistica e/o effettuata con dolo o colpa grave) per la definizione delle eventuali azioni da intraprendere nei confronti del Segnalante.
In caso di accertata fondatezza della Segnalazione, il CONSORZIO DEL PROSCIUTTO DI PARMA adotta gli opportuni provvedimenti e le necessarie azioni a propria tutela e a tutela dei segnalanti o dei soggetti che possono essere coinvolti della segnalazione.
Eventuali provvedimenti disciplinari nei confronti del Segnalato, non verranno comunicati al Segnalante il quale avrà notizia solo del rapporto finale di segnalazione ma senza entrare nei particolari di eventuali sanzioni.
É cura degli Istruttori, garantire:
- la tracciabilità delle Segnalazioni e delle relative attività istruttorie;
- la conservazione della documentazione inerente alle Segnalazioni ed alle relative attività di verifica, in appositi archivi cartacei/informatici, assicurando gli opportuni livelli di sicurezza/riservatezza;
- la gestione di raccoglitori YesNology utili agli approfondimenti necessari;
- la conservazione delle Segnalazioni e della documentazione a queste ultime inerente per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati e comunque non superiori ai 5 anni dalla data di comunicazione dell’esito della segnalazione.
Le funzioni coinvolte nelle attività di riscontro della fondatezza della Segnalazione assicurano, ciascuna per quanto di competenza, la tracciabilità dei dati e delle informazioni e provvedono alla conservazione e archiviazione della documentazione prodotta, cartacea e/o elettronica, in modo da consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo stesso.
Fermi restando gli obblighi di tempestiva informativa al verificarsi di determinati eventi, l’Istruttore del CONSORZIO DEL PROSCIUTTO DI PARMA assicura un flusso riepilogativo annuale al Consiglio di Amministrazione sulle segnalazioni pervenute e gestite.
6.4 Riservatezza e divieto di ritorsione e/o di misure discriminatorie
Il CONSORZIO DEL PROSCIUTTO DI PARMA assicura la presa in carico, nei modi sopra descritti, di tutte le Segnalazioni. È compito degli Istruttori garantire la riservatezza del Segnalante sin dal momento della presa in carico della Segnalazione, anche al fine di evitare il rischio di ritorsioni e/o discriminazioni ai danni di chi effettui la Segnalazione.
Fermi restando i diritti riconoscibili in capo al Segnalante ai sensi degli artt. 15 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679, la Segnalazione e la documentazione allegata non può essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di eventuali richiedenti.
Ad eccezione dei casi in cui si configuri una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 c.c., nonché delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (come, per esempio, indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del Segnalante è comunque protetta in ogni fase successiva alla Segnalazione; pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità del Segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso.
In ogni caso, il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle Segnalazioni effettuate ai sensi della presente Policy avrà luogo, in quanto compatibili, in conformità alla normativa vigente ed alle procedure del CONSORZIO DEL PROSCIUTTO DI PARMA in materia di tutela dei dati personali.
Il CONSORZIO DEL PROSCIUTTO DI PARMA non consente, né tollera, nei confronti del Segnalante atti di ritorsione o discriminazione, diretti o indiretti, aventi effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione. Per misure ritorsive e/o discriminatorie si intendono tutte le azioni disciplinari ingiustificate ed ogni altra forma di ritorsione che determini un downgrade delle condizioni di lavoro.
La violazione dell’obbligo di riservatezza ovvero il compimento di atti di ritorsione o discriminatori nei confronti del Segnalante è fonte di responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge.
È altresì vietata ogni forma di ritorsione o discriminazione avente effetti sulle condizioni di lavoro di chi collabora alle attività di riscontro della fondatezza della Segnalazione.
Il soggetto che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver segnalato un illecito o irregolarità deve informare, in modo circostanziato, gli Istruttori che, nel caso di riscontro positivo, segnalano l’ipotesi di discriminazione alle strutture, funzioni o organi competenti.
Fermo restando quanto sopra, sono comunque fonte di responsabilità, eventuali forme di abuso della presente Policy, quali le Segnalazioni, che si rivelano infondate, manifestamente opportunistiche e/o effettuate con dolo o colpa grave (cd “Segnalazioni in malafede”).
6.5 Abusi e Tutela
Il CONSORZIO DEL PROSCIUTTO DI PARMA si impegna ad evitare situazioni in cui il Segnalante abusi della procedura per ottenere vantaggi personale a danno del Segnalato. Il Segnalante è chiamato a dichiarare l’esistenza di eventuali conflitti di interesse e a specificare l’impegno a riferire quanto di sua conoscenza secondo verità.
Al fine di evitare che l’istituto del Whistleblowing venga utilizzato abusivamente e in malafede il CONSORZIO DEL PROSCIUTTO DI PARMA, impregiudicata la responsabilità penale e civile del Segnalante, nell’ipotesi di Segnalazione calunniosa di abuso o strumentalizzazione intenzionale della procedura di Whistleblowing (Segnalazione in “mala fede”, vale a dire di Segnalazione manifestamente opportunistica e/o effettuata con dolo o colpa grave) può avviare procedure disciplinari.
L’abuso dell’istituto della Segnalazione può aversi nei seguenti casi:
- Segnalante che segnali situazioni non comprese tra quelle sopra elencate e che rientrano nella procedura Whistleblowing come prevista dalla normativa e dalla presente Policy;
- Segnalante che riporti falsamente un fatto solamente per arrecare un danno alla persona segnalata;
- Segnalante che abbia partecipato a comportamenti irregolari unitamente ad altri soggetti e attraverso la segnalazione cerchi di assicurarsi una sorta di “immunità” da future sanzioni disciplinari;
- Segnalante che voglia utilizzare la procedura di Whistleblowing come possibile scambio per ottenere la riduzione o l’esclusione di una precedente sanzione disciplinare o per ottenere benefici come bonus o promozioni.
Al fine di evitare eventuali abusi, in assenza di riscontri oggettivi a seguito dell’istruttoria espletata dagli Istruttori incaricati, il CONSORZIO DEL PROSCIUTTO DI PARMA non procederà a comminare alcuna sanzione disciplinare al soggetto segnalato. Verrà valutato eventualmente se del caso procedere con sanzioni disciplinari verso il Segnalante.
